Travel Risk Management und Duty of Care

Wer geht nachts ans Telefon?

Das hängt vom Mandat ab, und Sie erfahren vorher, was Sie bekommen. Für ein einzelnes Projekt kann das eine benannte Rufbereitschaft bei uns sein. Für ein laufendes Programm arbeiten wir mit Partner-Leitstellen, also durchgehend besetzten Global Security Operations Centers, die wir in jeder Region einsetzen und bei denen unser Verfahren und Ihre Eskalationskette hinterlegt sind.

Was wir nicht tun, ist eine Nummer in eine Richtlinie zu schreiben und offenzulassen, wer daran sitzt. Wer abnimmt, was diese Person allein entscheiden darf und ab wann wir dazukommen, steht im Programm.

Wir haben eine Reiseversicherung und eine Assistance. Ist das ein Travel-Risk-Programm?

Nein. Die Versicherung zahlt danach, die Assistance, also der Notfalldienstleister im Hintergrund, reagiert auf einen Anruf. Keine von beiden entscheidet, ob die Reise stattfinden soll, brieft die reisende Person oder sagt der Person, die bei Ihnen die Rufbereitschaft hat, was in den zwanzig Minuten zu tun ist, bevor die Assistance abnimmt. Genau diese Teile senken die Zahl der Zwischenfälle.

Rechtlich reicht es ebenfalls nicht. Die Fürsorgepflicht verlangt Beurteilung, Unterweisung und Vorsorge, alles Arbeit vor der Reise. Eine Assistance-Nummer im Ausweisetui weist keinen dieser drei Punkte nach. Versicherung und Assistance gehören in ein Programm, als dessen letzte Stufe.

Wie lange dauert der Aufbau?

Eine Zahl wäre hier unseriös, weil die Spanne echt ist. Eine einzelne Reise oder ein Projekt über wenige Tage lässt sich kurzfristig absichern, notfalls in Tagen. Eine belastbare Reiserichtlinie für ein ganzes Unternehmen dauert Wochen, weil Freigabestufen, Briefings und Eskalationskette mit Personalabteilung, Betriebsrat und Datenschutz abgestimmt sein wollen. Soll zusätzlich ein Krisenstab aufgebaut, besetzt und geübt werden, reden wir über Monate.

Nach dem ersten Gespräch sagen wir Ihnen, in welcher dieser drei Größenordnungen Sie liegen, und wir sagen es auch dann, wenn die ehrliche Antwort größer ist als das, was Sie hören wollten.

Gilt das auch für Freelancer und Subunternehmer?

Ja, und das muss es auch, selbst wenn die Pflicht hier aus einer anderen Richtung kommt als bei eigenen Angestellten. Für die Menschen auf Ihrer Gehaltsliste gilt die arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht. Alle anderen fallen unter die oben beschriebene Abstimmungspflicht, die entsteht, sobald Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Ort tätig werden. Hinzu kommt das Auswahlverschulden. Wer einen Dienstleister beauftragt, den er nicht geprüft hat, muss für diese Auswahl geradestehen.

Praktisch heißt das, den Geltungsbereich Ihrer Reiserichtlinie schon vor dem ersten Ernstfall über den Kreis der Angestellten hinaus zu definieren. Und es heißt, dass das Briefing an den Fahrer des Subunternehmers zu Ihren Pflichten gehört, nicht zu seinen allein. Wir dokumentieren beides, das Briefing und die Vergewisserung, damit Sie die Pflichterfüllung im Ernstfall auch belegen können.

Tracken Sie unsere Reisenden?

Das hängt vom Ziel ab, und die Antwort ist öfter ja, als die Frage erwartet. In manchen Gegenden ist es der Unterschied zwischen einer Suche und einer Reaktion, wenn man ungefähr weiß, wo jemand ist, der plötzlich nicht mehr antwortet. Wer dorthin reist, will das in der Regel auch. Auf einer Reise in eine europäische Hauptstadt ist dieselbe Maßnahme reine Überwachung ohne Nutzen.

Den Datenschutz nehmen wir dabei ernst, denn eine Maßnahme, die still umgangen wird, schützt niemanden. Deshalb legen wir sie nach Risikostufe fest. Für die meisten Reisen Check-in-Regeln, bei denen der ausgebliebene Check-in selbst das Signal ist und die auch eingehalten werden. Dauerhafte Standortdaten nur dort, wo das Ziel es rechtfertigt, abgestimmt mit dem Betriebsrat und in der Richtlinie festgehalten. Und wo Standortdaten vorgehalten werden, ist Break the Glass meist die richtige Lösung. Der Standort bleibt für alle unsichtbar, bis ein definierter Notfall ihn freigibt, und jeder Zugriff wird protokolliert und ist nachprüfbar.

So aufgesetzt hält die Regelung dem Datenschutz stand und wird nicht nach einem halben Jahr stillschweigend abgeschaltet.